Le relevé de frais généraux doit être établi par les entreprises suivantes :

• Sociétés soumises à l'impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie BIC d'après leur bénéfice réel (SNC, SARL dans certains cas, SA et SASde moins de 5 ans)
• Sociétés ou organismes soumises à l'impôt sur les sociétés (SARL , SAS, SA...)

Les entreprises individuelles ne sont pas tenues de déposer un relevé de frais généraux. Elles doivent seulement mentionner les cadeaux et les frais de réception dans l'annexe du formulaire 2031 SD.

Les cadeaux et les frais de réception doivent figurer dans cette annexe lorsqu'ils dépassent les seuils suivants :

• 3000 € pour les cadeaux (sauf les objets conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire ne dépasse pas 73 € par bénéficiaire)
• 6 100 € pour les frais de réception, y compris les frais de restaurant et de spectacles

Les catégories de frais généraux qui figurent sur le relevé sont les suivantes :

• Rémunérations des dirigeants et salariés les mieux payés (y compris les remboursements de frais) au sein de l'entreprise : dans les entreprises de plus de 200 salariés, ce sont les 10 personnes les mieux rémunérées et dans les entreprises de moins de 200 salariés, ce sont les 5 personnes les mieux rémunérées
• Frais de voyage et de déplacement exposés par les personnes les mieux rémunérées : sont concernés les frais d'hôtel et de restaurant
• Dépenses et charges concernant les véhicules et autres biens : sont concernés les frais d'essence, d'assurance, d'entretien et de réparation relatifs aux véhicules mis par l'entreprise à la disposition des personnes les mieux rémunérées
• Dépenses et charges relatives aux immeubles non affectés à l'exploitation : ce sont les dépenses et charges relatives aux immeubles d'habitation mis par l'entreprise à la disposition des personnes les mieux rémunérées
• Autres frais avec les cadeaux de toute nature que l'entreprise remet gratuitement aux personnes qui entretiennent avec elle des relations d'affaires
• Frais de réception y compris les frais de restaurant et de spectacle qui se rattachent à la gestion de l'entreprise. Ces frais comprennent également les frais exposés à l'occasion des contacts professionnels établis avec des personnes étrangères à l'entreprise (clients, fournisseurs, relations publiques)

Le relevé de frais généraux est obligatoire lorsque les frais généraux excèdent pour une ou plusieurs catégories un des seuils suivants :

Un relevé de frais généraux est joint par l'entreprise au moment de la déclaration de résultats.

Le formulaire à utiliser est différent selon que la société est soumise à l'impôt sur le revenu (IR) ou à l'impôt sur les sociétés (IS).

Lorsque les entreprises ne fournissent pas de relevé de frais généraux ou lorsque le relevé contient des informations inexactes ou incomplètes, elles encourent une amende de 5 % des sommes ne figurant pas sur le relevé.

L'amende est de 1 % lorsque les renseignements portent sur des sommes réellement déductibles pour la détermination du résultat. Pour être déductibles du résultat, les charges doivent répondre à différentes conditions. Elles doivent notamment être engagées dans l'intérêt de la société et se rattacher à une gestion normale de l'entreprise.