• Lieu de travail : ORSAY
• Date de parution : 5 avril 2022
• Type de contrat : CDD
• N°REF. : ASSADMDGFPEC

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein de la direction des familles et du parcours éducatif et citoyen, et sous la responsabilité de l’assistante de direction, vous assurez l’assistanat des cheffes de service pour les secteurs scolaires, périscolaire et jeune enfant, le pilotage et le suivi des dossiers transversaux, le remplacement de l’assistante de direction et le remplacement et soutien des collègues du pôle accueil famille en cas de pics d’activité.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Assistanat des cheffes de service pour les secteurs scolaire, périscolaire et jeune enfant :

- Accueil physique et téléphonique (interne et externe), recevoir et orienter les demandes

- Tenue de l’agenda des cheffes de service,  planification et organisation des réunions de service

- Réservation de salle, de matériel et de véhicule

- Rédaction de courriers et compte-rendu, mise en forme des travaux de bureautique, tri, classement et archivages de documents

- Rédaction et relecture d’actes administratifs (arrêtés, décisions et délibérations)

- Participation aux réunions et évènements du service avec les cheffes de service

- Suivi de congés et des absences des référent·es de structures (Directrices MAC, Coodinatrices de CLM,…)

• Pilotage et suivi de dossiers transversaux :

- Co-construction et suivi du budget et des tableaux de bords afférents aux services scolaires, périscolaires et jeune enfant   (tableau de suivi d’activité et coûts de revient, statistiques, indicateurs,..)

- Participation à des groupes de travail transversaux

• Remplacement de l’assistante de direction, en cas d’absence :

- Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique de la Direction

- Gestion du courrier (interne et post-office) et gestion de l’agenda de la DGA

- Gestion des réservations du véhicule de la Direction

- Rédaction des courriers et compte-rendu, mise en forme de travaux de bureautique

• Remplacement et soutien des collègues du PAF, en cas d’absence ponctuelle ou de pics d’activité :

- Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique du PAF, accueillir, informer et orienter les usagers du service

- Gestion de dossiers famille

PROFIL/QUALIFICATION/FORMATION/EXPÉRIENCE :

• Connaissances de bases juridiques de l’organisation territoriale
• Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, logiciel sonate, CIVIL, Kerio, Logiciel courrier
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Sens du travail en équipe
•  Rigueur, sens de l’organisation et capacité à prendre des initiatives
• Ecoute et disponibilité
• Discrétion et devoir de réserve

 CARACTÉRISTIQUES DU CONTRAT PROPOSÉ :

• Poste à temps complet à pourvoir rapidement
• Poste ouvert aux contractuels
• Catégorie C – cadre d’emploi agent administratif
• Contraintes : travail sur écran, pic d’activité et réactivité importante, itinérance occasionnelle, obligation d’assister occasionnellement aux instances avec les cheffes de service en dehors des horaires habituels
• Rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d’activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT)

CONTACT :  Adresser votre candidature (lettre de motivation + cv, sans photographie) à recrutement@mairie-orsay.fr